Dofinansowanie projektów z funduszy unijnych to dla wielu przedsiębiorców i instytucji niesamowita szansa na rozwój. Jednakże, związane z tym obowiązki i wymagania są bardzo duże i nie wolno ich lekceważyć. Wszyscy beneficjenci projektów unijnych muszą wykazać, że mają zasoby kadrowe, które pozwolą na właściwe zarządzanie projektem. Oczywiście bardzo istotną rolę pełni zespół zarządzający, który kieruje całym projektem. Wnioskując o dofinansowanie należy dokładnie opisać zespół zarządzający, który nie tylko przeprowadzi prawidłową realizację zadań merytorycznych, ale również będzie odpowiadał za odpowiednie wydatkowanie dotacji oraz zaadresowanie wszelkich zobowiązań merytorycznych. Kwestia rozliczenia projektu i kwalifikowalności wydatków jest kluczowa dla powodzenia całego procesu. Spróbujmy przedstawić kilka ważnych wytycznych odnoszących się do zespołu zarządzającego, znaczenia księgowości oraz możliwości optymalnego zarządzania projektem unijnym dzięki wsparciu ekspertów.
Wytyczne dla zespołu zarządzającego projektem unijnym
Osoby odpowiedzialne za zarządzanie projektem muszą dysponować odpowiednią wiedzą i umiejętnościami w zakresie bieżącego śledzenia postępu finansowego w projekcie, przesuwania środków budżetowych w ramach istniejących pozycji budżetowych, identyfikowania oszczędności i optymalizacji wydatków. Ponadto konieczne jest, by umiały przystosować projekt do zmieniających się wymagań, dostosować wniosek o dofinansowanie do bieżących działań projektowych i wykorzystać narzędzia kontroli jakości, które pomogą w realizacji projektu. W zespole zarządzającym projektem unijnym powinny znajdować się z osoby, które mają wiedzę i doświadczenie w dziedzinie, którą projekt dotyczy oraz w zarządzaniu projektami. Pracownik prowadzący księgowość w firmie może być jedną z osób z zespołu zarządzającego, ale nie powinien być jedyną osobą odpowiedzialną za rozliczenie dotacji. Rozliczenie projektu unijnego wymaga bowiem szerszego spojrzenia i umiejętności zarządzania projektami, które nie są związane wyłącznie z rachunkowością. A osoby odpowiedzialne za rozliczanie dotacji muszą poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami, aby prawidłowo i skutecznie zarządzać projektem unijnym. Kluczowe bowiem jest zrozumienie i umiejętne zastosowanie zasad i przepisów dotyczących rozliczania dotacji oraz polityki rachunkowości wewnętrznej organizacji. Ważne jest przecież posiadanie wiedzy na temat prowadzenia procedur zamówień publicznych, które często są niezbędne w przypadku projektów unijnych. Osoby zarządzające projektem muszą być w stanie monitorować postępy projektu na każdym etapie i porównywać go z planami i zobowiązaniami wynikającymi z wniosku o dofinansowanie. W realizacji projektów unijnych niezwykle ważne jest reagowanie na bieżąco na zmieniające się warunki i dostosowywanie działań projektowych do wymagań unijnych. Osobnym, choć bardzo ważnym zadaniem, jakie stoi przed zespołem projektowym jest prawidłowe dokumentowanie i rozliczanie wydatków.
Ważne zadanie - rozliczanie projektu unijnego
Niezwykle istotne dla prawidłowej realizacji całego projektu unijnego jest rozliczenie wydatków związanych z dofinansowaniem. Dokładne dokumentowanie wydatków związane z projektem i przygotowywanie raportów finansowych zgodnie z wymaganiami unijnymi stanowi podstawę do oceny kwalifikowalności kosztów. Ale osoby zajmujące się rozliczaniem wydatków muszą również radzić sobie z różnymi rodzajami kosztów, które mogą być finansowane z dotacji. Należą do nich m.in. koszty personalne, koszty materiałowe, koszty wynajmu i koszty szkoleń. Zespół projektowy musi być w stanie poprawnie sklasyfikować każdy rodzaj kosztu i dokładnie udokumentować wydatki. Ponadto osoby rozliczające projekt muszą również wiedzieć, jak postępować w przypadku błędów i nieprawidłowości związanych z wydatkowaniem dotacji. Muszą wiedzieć na czym polega audyt wewnętrzny i optymalizacja procedur, aby uniknąć podobnych błędów w przyszłości.
Kontrola merytoryczna projektu
W wielu przypadkach beneficjenci projektów unijnych oddelegowują do prowadzenia projektu jedną osobę lub chcąc zagwarantować pełną optymalizację procesu, angażują firmę zewnętrzną. Bardzo ważne jest, aby zespół zajmujący się projektem posiadał wiedzę i umiejętności w zarządzaniu projektami oraz wiedzę na temat wymogów dotyczących rozliczania dotacji unijnych. Beneficjent nie posiadający odpowiedniego doświadczenia może zatem zdecydować się na szkolenie swojego zespołu lub zatrudnienie ekspertów z zewnątrz. Kontrola ekspertów merytorycznych jest niezwykle istotna w realizacji projektów unijnych. Ich wiedza i doświadczenie pozwalają na dokładną ocenę zgodności projektu z wymaganiami Unii Europejskiej. Dzięki temu, możliwe jest zapewnienie skutecznego wykorzystania środków unijnych oraz osiągnięcie zamierzonych celów. Ekspertyzy merytoryczne umożliwiają też weryfikację jakości realizacji projektu oraz wykrywanie ewentualnych błędów czy niedociągnięć. Dzięki temu, projekty są bardziej efektywne i spełniają oczekiwania zarówno beneficjentów, jak i instytucji Unii Europejskiej. Kontrola ekspertów merytorycznych to zatem gwarancja jakości i skuteczności w realizacji projektów unijnych.
Zespół Idipsum tworzą doświadczeni eksperci posiadający wysokie kompetencje w dziedzinie zarządzania i rozliczania projektów unijnych. Wsparcie wysokiej klasy doradców i specjalistów zagwarantuje optymalną realizację projektu i prawidłowe rozliczenie kosztów.
Idipsum.pl Wszystkie prawa zastrzeżone